Wirtualne biura to idealna opcja dla firm, które nie potrzebują rzeczywistej siedziby, by prężnie prowadzić swoją działalność. To usługa, dzięki której właściciel danego biznesu otrzymuje adres, na jaki mogą przychodzić wszystkie firmowe listy i rachunki, numer firmowego telefonu. To usługa, dzięki której może też korzystać z sali konferencyjnej w razie potrzeby a nawet zgłosić chęć posiadania niewielkiego pomieszczenia.
Zalety wirtualnego biura
Wirtualne biura są tanie, nie generują dużych kosztów. Jeśli firma nie musi posiadać swojej siedziby – na przykład nie ma bezpośredniego kontaktu z klientem czy prowadzi działalność internetową, to nie ma też potrzeby wynajmowania lokalu. Wtedy wystarczy nabyć odpowiedni pakiet i cieszyć się wirtualnym adresem. Taki jest przecież niezbędny, by w ogóle założyć firmę i odbierać pocztę. Koszt wynajęcia takiego biura to nie więcej jak 200 złotych miesięcznie.
Wirtualne biuro to też świetna opcja dla osób, które nie chcą zakładać siedziby firmy w miejscu zamieszkania czy zameldowania. Jakże często zdarza się, że jesteśmy zameldowani w domu rodzinnym a biznes prowadzimy w zupełnie innym mieście. Oczywiście, nie jest to problem natury prawnej, ale w praktyce przysporzy wiele utrudnień. Wszystkie sprawy urzędowe trzeba załatwiać wtedy nie w miejscu prowadzenia firmy, ale właśnie tam, gdzie istnieje jej oficjalna siedziba. Warto też zaznaczyć, że nie każdy chce łączyć sferę biznesową z tą prywatną. Podawanie adresu miejsca zamieszkania czy zameldowania klientom lub kontrahentom nie zawsze jest komfortowe. Właśnie po to są biura wirtualne, by móc oddzielić pracę od spokojnego życia w domowym zaciszu.
Zdarza się również tak, że nawet firmy, które nie mają bezpośredniego kontaktu z klientem, czasem muszą zorganizować spotkanie biznesowe. Właśnie wirtualne biura zapewniają możliwość wynajmu sali konferencyjnej czy osobnego pomieszczenia, by takowe mogło się odbyć. O ile więcej kosztowałoby przecież skorzystanie z takiego obiektu w profesjonalnych centrach biznesowych? Po co generować niepotrzebne koszty?
Co jeszcze jest istotne? Na pewno prestiżowy adres. Pamiętajmy, że wizerunek firmy jest niezwykle ważny a adres siedziby w ścisłym centrum miasta będzie odbierany zawsze pozytywnie.
Na co należy uważać?
Pamiętajmy, że pod adresem wirtualnego biura może być zarejestrowanych wiele firm. W ostatnich latach, Urząd Skarbowy zaczął się im szczególnie przyglądać. Dochodziło do sytuacji, w których nowo rejestrowane spółki z wirtualnym adresem nie mogły uzyskać na przykład numeru NIP, chociaż jest to bezprawne. Firmy z wirtualnym adresem są też narażone na częstsze kontrole instytucji państwowych.
Jeszcze przed podpisaniem umowy należy dokładnie sprawdzić usługodawcę. Nie możemy pozwolić sobie przecież na częste zmiany adresu siedziby firmy. To nie tylko czasochłonne, ale i problematyczne. Adres widnieje na wszystkich formalnych dokumentach, podaje się go we wszystkich niezbędnych do działalności firmy urzędach. Nagła zmiana może kosztować nas sporo nerwów.
